Anexo de tratamento de dados

Este anexo integra os termos de uso e descreve como a Auvet trata os dados pessoais que a clínica contratante guarda dentro do sistema. Ele vale para todo cliente, sem necessidade de assinatura separada.

É o documento que responde à pergunta que o jurídico de uma clínica faz antes de trocar de sistema: o que a fornecedora pode fazer com a nossa base.

A clínica contratante é a controladora. É ela que decide quais dados coleta do tutor, para quê, por quanto tempo os guarda e quem da equipe pode vê-los.

A Auvet é a operadora. Tratamos esses dados apenas para prestar o serviço contratado e seguindo as instruções da controladora, que se expressam pelo uso normal das funções do sistema.

A Auvet não usa a base de uma clínica para finalidade própria, não a compartilha com outra clínica e não a comercializa.

Recebendo diretamente um pedido de tutor, encaminhamos à clínica responsável e avisamos o titular de que o pedido é dela, sem responder no lugar dela.

O que o sistema guarda por conta da clínica:

• Tutores: nome, CPF, e-mail, telefone, endereço, anotações do cadastro e foto, quando enviada.
• Pacientes: nome, espécie, raça, sexo, data de nascimento, peso, microchip e foto.
• Prontuário: anamnese, evolução, diagnóstico, prescrições, vacinas, exames, internação e arquivos anexados.
• Financeiro: comandas, formas de pagamento, notas emitidas e o histórico do caixa.
• Equipe: nome, e-mail, papel, conselho profissional e escala de trabalho.
• Áudio e transcrição da consulta, quando o escriba clínico é usado.

O dado do animal não é, em si, dado pessoal: a LGPD protege a pessoa natural. Mas ele está ligado ao cadastro do tutor e identifica essa pessoa por associação, e por isso é tratado aqui com o mesmo cuidado do resto.

O acesso da Auvet à base de um cliente é restrito ao necessário para operar o serviço e resolver problema relatado:

• manutenção da infraestrutura e das migrações do banco;
• investigação de falha relatada pela clínica, no ambiente indicado por ela;
• apuração de incidente de segurança;
• cumprimento de ordem legal.

Quem tem esse acesso está sujeito a dever de confidencialidade que continua depois do fim do vínculo.

Estes são os fornecedores que tratam dados por nossa conta. Cada um recebe apenas o que a função dele exige.

Mudança nessa lista é avisada às contratantes com antecedência, e esta página é atualizada no mesmo dia.

O Google Agenda só recebe dado de quem conecta a própria conta. Sem essa conexão, nenhuma informação de agenda sai do sistema.

Os recursos de IA são opcionais e ficam desligados até que a clínica os ative.

• O escriba clínico envia o áudio da consulta para transcrição, e o texto transcrito para a redação do rascunho. O resultado só entra no prontuário depois de o profissional revisar e salvar.
• A assistente responde perguntas sobre dados que já estão no sistema, dentro do ambiente e das permissões de quem pergunta.

O conteúdo enviado aos provedores de IA não é usado para treinar modelos, por contratação específica com cada fornecedor.

A transcrição do escriba é tratada como rascunho. Ela é a única cópia de dado de saúde que não é registro clínico, e por isso é apagada quando o tutor pede a eliminação, mesmo nos casos em que o prontuário precisa ser mantido.

• Isolamento por organização em toda consulta ao banco, e não apenas na tela: uma clínica não alcança o dado de outra nem por endereço direto.
• Controle de acesso por papel dentro da clínica, definido por quem responde pelo ambiente.
• Tráfego cifrado, senhas guardadas com hash e segredos fora do código.
• Registro de auditoria das ações sensíveis, com autor, data e o que mudou.
• Backup diário do banco de dados, com restauração testada.

O sistema traz as ferramentas para a clínica cumprir o que a lei pede, em Configurações e Privacidade. O acesso a elas é de quem responde pelo ambiente, porque são operações irreversíveis sobre cadastro, prontuário e conta.

• Registro do pedido: quem pediu, o que pediu, por qual canal e o prazo de resposta, contado pelo servidor a partir do recebimento. O registro sobrevive à eliminação, porque ele é a prova de que o pedido foi atendido.
• Exportação: um arquivo com o cadastro do tutor, os pacientes e o histórico clínico e financeiro de cada um, em formato que permite o uso por outro sistema.
• Eliminação: o sistema verifica o que existe no histórico antes de agir, e mostra o resultado antes de confirmar.

Eliminar nem sempre é apagar tudo, e o motivo é legal. O artigo 16 da LGPD ressalva o dado guardado por obrigação legal, e uma clínica tem duas dessas: o prontuário, que é registro clínico, e a escrituração do que foi cobrado.

• Havendo atendimento, prontuário, conta fechada ou nota emitida, o cadastro do tutor é anonimizado: nome, CPF, contato, endereço, anotações e foto são removidos, e o histórico permanece sem dono identificável.
• Não havendo nada disso, o cadastro é apagado, e com ele os pacientes vinculados.

Havendo incidente de segurança que possa afetar dados de uma clínica, avisamos a contratante sem demora injustificada, em até 48 horas do conhecimento do fato.

O aviso descreve o que aconteceu, quais dados foram afetados, o que já foi feito e o que recomendamos. A comunicação aos titulares e à ANPD cabe à controladora, e apoiamos com as informações necessárias.

Encerrado o contrato, a base fica disponível para exportação por 30 dias. Depois disso os dados são eliminados dos nossos sistemas em até 90 dias, e das cópias de segurança conforme o ciclo de retenção do backup.

A Auvet não retém cópia da base como garantia de pagamento em aberto. Cobrança é assunto comercial, e a saída dos dados é direito da controladora.

Encarregado

a preencher: Encarregado

Contato

contato@auvet.com.br

A clínica contratante tem o próprio encarregado, que responde perante os tutores dela. O nosso responde perante as clínicas contratantes e a ANPD.